Transformación dixital e eficiencia na aplicación de recursos

 

MUFACE, como todos os organismos públicos, presta servizo tendo en conta que debe existir un estándar de calidade homologable en todo o territorio e para todo o colectivo mutualista, independentemente das súas condicións persoais.

Esta esixencia obriga a unha xestión eficiente de todos os recursos, mesmo alí onde pode haber maior dificultade para cubrir postos de traballo e, por tanto, menos capacidade xestora en termos cuantitativos.

A transformación dixital e a expansión de servizos dixitais cada vez máis potentes  xogan un papel fundamental para garantir a igualdade no acceso e, á vez, permitir unha xestión máis áxil e segura, favorecida pola posibilidade de deslocalizar expedientes telemáticos.

Nos últimos anos, MUFACE propiciou que se ofrezan a través da súa sede electrónica ata 26 servizos distintos, entre os que destacan os expedientes de prestacións prestacións dentarias e oculare s, que supoñen case o 80% dos tramitados. 

 

Oficina de Tramitación Electrónica de Vigo (OTE)

 

Desde febreiro de 2022 funciona en Vigo a primeira Oficina de Tramitación Electrónica (OTE) de tramitación deslocalizada de expedientes telemáticos de prestacións complementarias de MUFACE.

Este proxecto está previsto no Plan Estratéxico “MUFACE Avanza” 2021-2023 e enmárcase nun dos obxectivos principais da Mutualidade, que é articular medios innovadores para a xestión de prestacións salvagardando a eficiencia na aplicación de recursos.

A xestión da OTE permite liberar recursos das oficinas máis congestionadas de modo que estas poidan concentrarse na atención ao público e na xestión dos expedientes máis complexos, mellorando así a calidade do servizo a mutualistas.

Mensualmente realízanse análise de cargas de traballo e de tempos medios de tramitación das diferentes prestacións da Mutualidade, entre outros fins para asignar funcións á nova OTE e determinar os servizos provinciais cuxas prestacións asume. A previsión é que a OTE asuma, a medio e longo prazo, todas as prestacións complementarias de todas as oficinas, así como outras tramitacións masivas.

 

Datos de xestión da OTE de Vigo

 

Durante os seus primeiros meses de funcionamento, en 2022, a OTE asumiu as prestacións do Servizo Provincial de Madrid e a final de ano sumouse o de Málaga. Actualmente xestiona os expedientes de 11 Servizos Provinciais, que viron xa diminuídas as súas cargas de traballo e puideron centrar os seus esforzos na atención ao colectivo mutualista. Hai que ter en conta que  o colectivo xubilado pode presentar solicitudes en papel, que non asume a OTE.

Desde a súa creación, a OTE tramitou e resolveu 81.650 expedientes, dos cales 45.065 corresponden ao primeiro semestre de 2023. Ademais, conseguiuse reducir o tempo de tramitación das prestacións complementarias dentarias e oculares, pasando dunha media de 34 a só 2 días. Mensualmente, comezou tramitando 2.681 expedientes, ata chegar a unha media actual de 6.500 expedientes.

En canto a persoal, creáronse 5 prazas inicialmente, e posteriormente cubríronse 5 máis.

Agora tramítase a creación e cobertura doutros 7 postos de traballo, todos eles procedentes da desconcentración de postos de difícil cobertura xa existentes.

Grazas a iso e a outras ampliacións previstas, é factible que a medio prazo todos os expedientes dentarios e oculares realícense por este centro de xestión, podendo, a partir dese momento, diversificar o tipo de expedientes de cuxa xestión se encarga.

Para mellorar as condicións de traballo e tamén a atención a mutualistas da Oficina Delegada de Vigo, que traballa integradamente coa OTE, prepárase para novembro o traslado a un local céntrico na cidade.

 

Innovación e servizo de calidade en MUFACE

 

Os equipos centrais e provinciais de MUFACE traballan baixo as premisas de innovación e servizo de calidade para mutualistas. Deste xeito, constantemente idean sistemas como o descrito, que poden ser aplicados á cadea de xestión con resultados positivos inmediatos para o colectivo, e conséguese así unha maior axilidade de resolución dos procedementos. 

Paralelamente MUFACE está a traballar e desenvolveu un piloto para pór en marcha outros proxectos de calidade, dixitalización e innovación de xestión dinámica, neste caso mediante a creación dunha oficina desconcentrada con funcións polivalentes, cuxa posta en marcha está prevista antes de final de ano.

Poden verse os avances do proxecto na sección sobre Calidade da nosa páxina web.