BALANÇ OTE DE VIGO

Balanç i perspectives

L'Oficina de Tramitació Electrònica (OTE) neix com a sistematització d'un flux de col·laboració interprovincial en la gestió d'expedients denominat "gestió col·laborativa". A l'empara de el   Pla MUFACE Avanza , i a la vista del benefici per a mutualistes que ha suposat des de 2019 descarregar de tramitacions massives a les oficines amb més volum de gestió en una etapa de plantilles ajustades, cristal·litza la idea de crear una oficina estable. La seva comesa és ocupar-se de manera deslocalizado de  gestionar expedentes telemàtics de les oficines provincials.

Actualment l'OTE serveix als objectius plantejats i es va programant l'assumpció d'expedients segons càrregues de treball dels Serveis Provincials que tenen més problemes de plantilla. Al juliol de 2023 gestiona ja expedients d'11 Serveis Provincials. Es mantenen d'altra banda les gestions col·laboratives entre oficines que van donar lloc a aquest projecte, amb la finalitat d'alleujar la saturació de Serveis Provincials que estan sofrint moltes baixes per jubilació i canvi de destinació. Són els Serveis de Burgos, Àvila, Àlaba i Soria els que més contribueixen amb aquest tipus de col·laboració.

Principis de creació i funcionament

Batega en el projecte un principi d'igualtat en el tracte a mutualistes, ja que les persones que resideixen en llocs amb molt col·lectiu sofreixen retards en la tramitació de les prestacions més utilitzades. També suposa l'oportunitat de desconcentrar serveis i atreure talent, ja que que gràcies a la digitalització els serveis poden  prestar-se des de qualsevol lloc, independentment d'on van ser iniciats. La polivalència del seu personal és un altre dels principis de funcionament, juntament amb les competències digitals demostrades diàriament pel seu personal com a motor de .innovació.

Per què a VIGO?.

Es tria Vigo per a aquest primer projecte per ser una localitat no de la capital en la qual existeix una Oficina Delegada, amb una Adreça Provincial a Pontevedra   experimentades en aquest tipus d'expedients, que en principi van a ser els de ajudes dentarias i oculars. Les sol·licituds d'aquest tipus de prestació han de ser sol·licitades electrònicament per tot el col·lectiu mutualista que està en actiu (al voltant d'un 64%) Després d'unes setmanes de rodatge, l'oficina és inaugurada el 2 de febrer  de 2022 amb la corresponent dotació de personal (llocs de treball ja dotats anteriomente i per tant amb despesa zero), material  i seu física al costat de l'Oficina Delegada, el personal trencada de la qual amb el de l'OTE, de manera que adquireix una formació polivalent.

Al novembre de 2022, després de la resolució del Concurs General de MUFACE, la plantilla s'incrementa amb altres 5 persones, la qual cosa fa un total de 10. Es treballa al maig de 2023 per incrementar la plantilla en 8 persones a través de concurs i la creació d'altres dues places. .Posteriomente, al juny de 2023, altres 7 places procedents de vacants de difícil cobertura han estat convocades per a l'ampliació de l'Oficina.

Quins expedients es tramiten en l'OTE i quin és la seva procedència?

La selecció de les oficines provincials els expedients de les quals van a ser tramitats per l'OTE es basa en una anàlisi detallada de càrregues de treball, fruit del maneig de 65 indicadors. Podem veure a continuació un exemple de l'anàlisi mensual que es realitza en MUFACE, en el qual les províncies en vermell són aquelles que sobrepassen la mitjana (100%). Lògicament la situació de cada Servei Provincial és fluctuant, la qual cosa permet modular les mesures d'aportació d'expedients a l'OTE i moltes altres d'organització interna no relacionades amb aquest projecte.

En el primer semestre de 2023 l'OTE ha gestionat els expedients d'11 províncies que travessen problemes de plantilla. Actualment l'objectiu és que aquesta oficina tramiti els expedients de prestació dentaria i ocular de tots els Serveis Provincials de MUFACE, la qual cosa serà possible gràcies a l'increment de plantilla previst. 

Balanç: volum i temps de tramitació.

Si en un primer moment es va pensar a gestionar exclusiva i progressivament expedients de les oficines de Madrid, a l'abril de 2022 l'OTE va poder assumir totes les sol·licituds telemàtiques presentades a la capital i al setembre assumeix tambien els expedients de Màlaga, amb la idea que en un futur proper pugui tramitar ex exclusiva aquest tipus d'expedients per a totes les oficines, com ja s'ha esmentat. El temps de tramitació ha passat de 37 dies hàbils a 1.

Un manual de procediment normalitzat permet la ràpida formació del personal que s'incorpora.

ültimos dades.

Fins a  el 30 de juny de 2023 l'OTE ha tramitat un total de 81.650 expedients telemàtics de prestació dentaria i ocular,  procedents d'11 Serveis Provincials, a raó de una mitjana en 2023 de 6.500 expedients mensuals

La incorporació de nou personal en dos mesos permet augurar un nou  salt quantitatiu de tramitació a finalesd d'aquest any. 2023. 

Perspectives i propers passos.

El balanç de l'oficina és molt positiu, per la qual cosa les següents fites, modulats sens dubte per l'excel·lent resultat, són:

• Nou augment de personal en 2023 (7 places en tràmit de cobertura)
• Asunción per l'OTE de tots els expedients electrònics de prestacions dentarias i oculars, i en un segon moment també dels presentats per mitjans no electrònics (mutualistes en situació de jubilació).
• Capacitar a l'OTE com a oficina pagadora.
• Crear altres OTEs, diversificar el tipus d'expedients multiplicant aquest model una vegada que es consolidin els avanços evidenciats en aquesta primera fase.
• Examinar alternatives per a la ubicació actual de l'OTE i l'Oficina Delegada (ja en execució) .

Finalment, existeix un projecte ploto d'oficina polivalent de col·laboració puntual i dinàmica amb Serveis Provincials que té com a objectiu també pal·liar les diferències dels paràmetres de qualitat del servei a les diferents províncies. D'aquest projecte s'anirà informant també en aquesta secció.